景興紙業數字化檔案系統于5 月初順利通過驗收。自項目啟動以來，期間歷時5 個多月，經歷需求分析調研階段、設計階段、開發階段、測試階段、系統上線階段。數字化檔案系統除成功取代老檔案系統外，增加檔案線上借閱和審批、檔案系統對接OA 移動審批等新功能。

由于老檔案系統為單機版，系統使用時間較長，Win10 以上操作系統無法正常打開，加上接收的檔案既有電子文檔又有實物，保存資料較雜，放置較亂，檔案室尋找實物時間長，借閱和歸還時間存在滯后，容易造成檔案文件遺失的風險。數字化檔案系統實施后，檔案的全宗、門類、分類搭建，檔案分類字段著錄項、頁面布局、查詢頁面搭建，收集庫支持數據錄入、批量導入、批量掛接、檔號更新等功能，管理庫支持裝盒、銷毀鑒定等操作，借閱支持線上全文檢索、條件檢索，支持借閱電子檔案和實體檔案，與OA 系統進行登錄集成、組織架構同步、統一待辦集成，做到每個檔案文件都能全程管控，也為后續合同管理項目的開展奠定基礎。

通過數字化檔案系統的應用，公司可減少紙質文件的數量，節省存儲空間和查找文件的時間，提高文件的易訪問性和共享性，最重要的是對于公司機密文件的安全性保護提供強有力的支撐。